Bij een zakelijke factuur van 1.800 euro die niet op tijd wordt betaald, mag je de wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. De incassokosten bedragen 15 procent van het openstaande bedrag, in dit geval 270 euro. Daar komt de wettelijke handelsrente bij, die bij een vertraging van 45 dagen en een rente van ongeveer 10 procent op jaarbasis neerkomt op zo'n 22,50 euro. Samen vraag je dus een extra bedrag van ongeveer 292,50 euro.
Hoe bereken je de wettelijke handelsrente?
Voor betalingen tussen bedrijven geldt de wettelijke handelsrente. Die bestaat uit de ECB-rente plus 8 procentpunten en wordt elk half jaar herzien. Het precieze percentage vind je op de website van de Rijksoverheid, maar rond de 10 procent per jaar is de afgelopen tijd een gangbare orde van grootte geweest. Je rekent de rente vanaf de dag nadat de betalingstermijn is verlopen. Heeft de klant 45 dagen te laat betaald, dan reken je over 45 dagen rente: 1.800 euro × 10,15 procent × 45 ÷ 365 is 22,52 euro.
Staat er een afwijkende rente in je voorwaarden?
Als je in je algemene voorwaarden of in een overeenkomst een eigen rente of eigen incassoregeling hebt afgesproken, geldt die voor je zakelijke klanten, mits die redelijk is en aantoonbaar is overeengekomen. Zonder zo'n afspraak val je terug op de wettelijke regeling. Verwijs daarom in je offerte altijd naar je voorwaarden en voeg ze als bijlage toe.
Zo werken de incassokosten
De hoogte van de incassokosten volgt een vaste staffel. Over de eerste 2.500 euro mag je 15 procent rekenen, met een minimum van 40 euro. Over het deel daarboven geldt een lager percentage, en er is een maximum van 6.775 euro. Bij een factuur van 1.800 euro is dat 15 procent van 1.800 oftewel 270 euro. Het is belangrijk dat je de klant eerst een laatste aanmaning stuurt met een termijn van 14 dagen. Bij particuliere klanten is dat verplicht, bij zakelijke klanten is het sterk aan te raden, zodat je later kunt aantonen dat de klant een eerlijke kans kreeg.
Wat zet je in de aanmaning?
Noem het factuurnummer, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum, de nieuwe uiterste betaaldatum en de extra kosten die erbij komen als de klant niet betaalt. Houd de toon zakelijk en feitelijk. Een duidelijke aanmaning werkt vaak al: veel klanten betalen binnen de gestelde termijn zodra ze zien dat er concrete kosten aan verbonden zijn.
Wanneer is het slim om de kosten niet te rekenen?
Het mag, maar het is niet altijd verstandig. Heb je een vaste klant die voor het eerst te laat betaalt, dan loont een vriendelijke herinnering meestal beter dan direct 292,50 euro extra eisen. Bewaar dit voor klanten die herhaaldelijk te laat betalen of niet reageren. Leg ook vast wanneer je de herinneringen hebt gestuurd, zodat je dossier compleet is als je later naar een incassobureau of de rechter wilt.
Voorkom dat je achter je geld aan moet
Kort je betalingstermijn in naar 14 dagen, vraag bij grote opdrachten om een aanbetaling, en controleer nieuwe klanten via de Kamer van Koophandel. Een factuur die direct na oplevering wordt verstuurd, wordt bovendien sneller betaald dan een factuur die een maand later komt.
