Als zzp'er bewaar je je zakelijke facturen en de rest van je administratie zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin de stukken zijn gemaakt. Een factuur van maart 2026 bewaar je dus tot en met 31 december 2033. Voor gegevens over onroerend goed dat je zakelijk gebruikt, geldt een langere termijn van tien jaar.
Wat valt onder de bewaarplicht?
De bewaarplicht geldt voor alle stukken waarmee je kunt aantonen hoe je winst en btw zijn opgebouwd. Denk aan verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankafschriften, kassabonnen, contracten, offertes met een bevestiging, urenregistraties en je btw-aangiften. Ook je kilometerregistratie en de berekening van je uren voor het urencriterium horen erbij als je zelfstandigenaftrek gebruikt.
Papier of digitaal bewaren?
Je mag je administratie volledig digitaal bewaren, mits de stukken goed leesbaar blijven en niet kunnen worden aangepast. Een scan of foto van een kassabon is toegestaan, zolang je de originele inhoud vastlegt. Bewaar je alles in een boekhoudpakket, controleer dan hoe lang je abonnement toegang geeft tot de oude gegevens. Bij opzeggen van het pakket moet je de stukken nog kunnen inzien, bijvoorbeeld via een export.
Een rekenvoorbeeld voor het bewaren
Stel dat je in 2026 vijftig facturen verstuurt en dertig inkoopfacturen ontvangt. Een pdf van een factuur is gemiddeld 100 KB groot, dus tachtig facturen nemen zo'n 8 MB in beslag. Zeven jaar administratie met dat volume is rond 56 MB, wat nauwelijks opslag kost. Maak voor de zekerheid van elk jaar een extra back-up op een externe schijf of in een tweede cloudopslag.
Wat gebeurt er als je te weinig bewaart?
De Belastingdienst kan je een naheffingsaanslag of een boete opleggen als je niet kunt aantonen wat je hebt verdiend of afgetrokken. Een administratie die niet voldoet, kan bovendien leiden tot een schatting van je winst door de inspecteur. Bij opzet kan zelfs een hogere boete volgen. Voor kleine fouten is er vaak ruimte om dit te herstellen, maar een leeg dossier is moeilijk te verdedigen.
Geldt de bewaarplicht ook na het stoppen van je bedrijf?
Ja, de bewaarplicht loopt gewoon door als je je onderneming beëindigt of uitschrijft bij de Kamer van Koophandel. De zeven jaar beginnen op het einde van het jaar waarin de stukken zijn ontstaan, niet op de dag dat je stopt. Bewaar je administratie na een stopzetting dus op een plek die je ook over jaren nog kunt bereiken.
Zo organiseer je het slim
Gebruik een vaste mapstructuur per jaar en per soort stuk. Geef bestanden een duidelijke naam met de datum, de klant of leverancier en het factuurnummer, bijvoorbeeld 2026-03-14_klant_factuur-2026-021. Bewaar bankafschriften apart van de facturen en laat een automatische koppeling met je bank zoveel mogelijk werk overnemen. Controleer elk kwartaal of alles compleet is, bij voorkeur vlak voor je btw-aangifte.
Vraag je accountant of boekhouder welke stukken zij al voor je bewaren. Dan voorkom je dat je dubbel opslaat of juist dingen mist. Wie na zeven jaar de oudste jaren opruimt, doet dat het beste in januari, zodat het jaar compleet is afgesloten.
