Rendement uit een vakbeurs of zakelijk event in het najaar haal je door vooraf een helder doel te stellen, gericht afspraken in te plannen en binnen een paar dagen na afloop op te volgen. Het najaar is voor veel branches een drukke eventperiode, omdat bedrijven dan plannen en budgetten voor het nieuwe jaar vormgeven. Wie zonder plan rondloopt of een stand bemant, gaat vaak naar huis met een stapel visitekaartjes en weinig concrete resultaten. Met een goede voorbereiding wordt zo'n dag een serieuze investering in je commerciële pijplijn.
Waarom is het najaar een goed moment voor zakelijke events?
In het najaar kijken veel organisaties vooruit. Er wordt nagedacht over leveranciers, investeringen en samenwerkingen voor het komende jaar. Beslissers zijn daardoor vaak ontvankelijker voor nieuwe ideeën en oriënteren zich actief. Een gesprek op een beurs in oktober of november kan precies op het moment komen dat een klant zijn plannen maakt.
Daarnaast is het een natuurlijk moment om bestaande relaties weer eens persoonlijk te spreken. Een ontmoeting op een event voelt informeler dan een afspraak op kantoor en geeft ruimte voor een ander soort gesprek.
Bezoeken of zelf exposeren: wat past bij jou?
Niet elk bedrijf hoeft meteen een eigen stand te hebben. Exposeren vraagt om een flinke investering in standhuur, opbouw, materialen en vooral de tijd van je mensen. Als bezoeker ben je flexibeler en kun je gericht rondkijken, netwerken en de markt verkennen.
- Bezoeken past goed als je wilt oriënteren, concurrenten wilt bekijken of met een paar specifieke bedrijven wilt kennismaken.
- Exposeren is zinvol als je doelgroep daar in grote aantallen aanwezig is en je een product of dienst hebt dat je goed kunt laten zien.
- Een tussenvorm is spreken in een kennissessie of deelnemen aan een gezamenlijk paviljoen, waarmee je zichtbaar bent tegen lagere kosten.
Ga je internationaal exposeren, dan kan het interessant zijn om te kijken welke ondersteuning er is voor ondernemers die over de grens zaken willen doen. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland biedt informatie over internationaal ondernemen.
Hoe bereid je een beursbezoek goed voor?
Het meeste rendement wordt bepaald voordat de deuren opengaan. Begin met één of twee concrete doelen. Wil je nieuwe leads, bestaande klanten spreken, een product lanceren of partners vinden? Hoe concreter het doel, hoe makkelijker je achteraf kunt beoordelen of het de moeite waard was.
- Bekijk de exposanten en het programma vooraf en maak een lijst van bedrijven die je wilt spreken.
- Plan waar mogelijk vooraf afspraken in, zodat je niet afhankelijk bent van toeval.
- Nodig klanten en prospects persoonlijk uit als je zelf een stand hebt.
- Bereid een korte, heldere introductie voor van wat je doet en voor wie.
- Spreek intern af wie welke gesprekken voert en hoe je contactgegevens vastlegt.
Hoe voer je op de dag zelf de juiste gesprekken?
Op een drukke beurs is tijd schaars. Stel daarom snel een paar open vragen om te ontdekken of iemand past bij je doelgroep. Waar loopt de organisatie tegenaan, wat zijn de plannen voor volgend jaar en wie neemt daarover beslissingen? Zo onderscheid je snel serieuze kansen van vriendelijke praatjes.
Noteer direct na elk relevant gesprek een paar kernpunten: wie je sprak, wat de behoefte is en welke vervolgstap jullie hebben afgesproken. Aan het eind van de dag lopen gesprekken anders door elkaar. Ga zorgvuldig om met de contactgegevens die je verzamelt en gebruik ze alleen voor het doel waarvoor je ze hebt gekregen.
Hoe volg je contacten na het event op?
Hier gaat het vaak mis. Veel bedrijven investeren flink in een beurs, maar wachten na afloop te lang met opvolgen. Stuur binnen een paar werkdagen een persoonlijk bericht dat verwijst naar het gesprek, zodat je nog vers in het geheugen zit. Een standaardmail aan alle contacten tegelijk maakt veel minder indruk.
Verdeel je contacten in groepen: warme leads die je direct belt, contacten die je verder wilt informeren en relaties die je vooral wilt onderhouden. Zet ze in je klantsysteem met de afgesproken vervolgstap. Op Ondernemersplein en bij de KVK vind je bovendien praktische informatie over netwerken en klanten werven als mkb'er.
Hoe meet je of het event iets heeft opgeleverd?
Breng na afloop alle kosten in kaart, zoals toegangskaarten, standhuur, reiskosten, materialen en de uren van je team. Zet daar tegenover wat het event concreet heeft opgeleverd: het aantal waardevolle gesprekken, ingeplande vervolgafspraken, uitgebrachte offertes en uiteindelijk getekende opdrachten. Omdat B2B-trajecten vaak langer lopen, is het verstandig om ook na een paar maanden nog eens terug te kijken.
Houd er rekening mee hoe je de kosten administratief verwerkt. Voor de fiscale behandeling van onder meer representatie- en reiskosten kun je terecht bij de Belastingdienst. Door elk event op dezelfde manier te evalueren, zie je na verloop van tijd welke beurzen en bijeenkomsten voor jouw bedrijf echt renderen en waar je volgend najaar beter je tijd en budget aan kunt besteden.
