Op een factuur van €2.500 aan een zakelijke klant in Duitsland reken je in de meeste gevallen 0% btw. Het gaat dan om btw verlegd naar de klant: je zet "btw verlegd" op de factuur, vermeldt het Duitse btw-nummer van je klant en je eigen btw-nummer, en je klant rekent de Duitse btw zelf af. De factuur blijft dus €2.500, zonder btw-bedrag.
Wanneer is btw verlegd van toepassing?
Dit geldt voor diensten die je als ondernemer verleent aan een andere ondernemer die in een ander EU-land is gevestigd. De plaats van de dienst is dan het land van de afnemer, en die draagt de btw af. Een voorbeeld: je bent een Nederlandse webdesigner en maakt voor een Duitse GmbH een website voor €2.500. Je rekent geen Nederlandse btw. De GmbH rekent in Duitsland de btw voor eigen rekening aan en trekt die doorgaans meteen weer af als voorbelasting.
Voor goederen die je naar Duitsland stuurt gelden ongeveer dezelfde regels, met dien verstande dat je het vervoer kunt aantonen. Dat heet dan een intracommunautaire levering, ook met 0% btw.
Wat als je klant een particulier is?
Verkoop je aan een Duitse consument zonder btw-nummer, dan werkt het anders. Voor diensten reken je in de meeste gevallen gewoon 21% Nederlandse btw. Bij een factuur van €2.500 exclusief btw is dat €525 aan btw en een totaalbedrag van €3.025. Voor goederen aan consumenten gelden aparte regels voor verkopen op afstand, met een drempel voor de EU-brede verkoop van €10.000 per jaar. Boven die grens betaal je btw in het land van de klant.
Wat moet er op de factuur staan?
Een factuur met verlegde btw heeft een paar vaste onderdelen. Controleer dat ze er allemaal op staan:
- Je eigen btw-identificatienummer en dat van je klant
- De tekst "btw verlegd" of een verwijzing naar artikel 196 van de EU-btw-richtlijn
- Een omschrijving van de dienst en de factuurdatum
- Het bedrag zonder btw, in dit geval €2.500
Controleer het btw-nummer van je klant vooraf in het VIES-systeem van de Europese Commissie. Klopt het nummer niet, dan loop je het risico dat de Belastingdienst alsnog btw bij je navordert.
Wat doe je daarna met de aangifte?
De omzet van €2.500 vermeld je in je btw-aangifte onder de omzet naar landen binnen de EU (rubriek 3b), als omzet zonder btw. Daarnaast dien je elk kwartaal een opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) in, uiterlijk de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal. Daarin vermeld je het btw-nummer van je klant en het bedrag. Mis je die termijn, dan kan de Belastingdienst een boete opleggen.
Zo pak je het aan met je administratie
Zet het btw-nummer van je Duitse klant in je boekhoudprogramma, zodat het bij elke nieuwe factuur automatisch klopt. Bewaar een afdruk van de VIES-controle bij je administratie en vermeld de btw-status duidelijk in je offerte. Zo voorkom je discussie achteraf en weet je klant meteen waar hij aan toe is.
Twijfel je over de situatie, bijvoorbeeld bij een dienst rond onroerend goed, bij events of bij een klant die ook zelf als particulier koopt? Overleg dan met je boekhouder, want voor sommige diensten gelden uitzonderingen op de hoofdregel. Een korte check kost weinig tegenover een naheffing van €525 en een boete.
